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excel|上班族必懂的电脑技能( 三 )

数码输入法鼠标删除excel


十三、生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题 ， 有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现 ， 这对于初学者来说有一定难度 。 出于此种考虑 ， 我在这里给出一种用函数实现的简便方法 。
此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中 ， 其中第1行为标题 ， 第2行为学科名称 。
1.切换到Sheet2工作表中 ， 选中A1单元格 ， 输入公式：=IF(MOD(ROW() ， 3)=0 ， ″″ ， IF(0MOD?ROW() ， 3(=1 ， sheet1！Aū ， INDEX(sheet1！$A：$G ， INT(((ROW()+4)/3)+1) ， COLUMN()))) 。
2.再次选中A1单元格 ， 用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后 ， 再同时选中A1至G1单元格区域 ， 用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中 。 至此 ， 成绩条基本成型 ， 下面简单修饰一下 。
3.调整好行高和列宽后 ， 同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域) ， 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮 ， 在随后出现的边框列表中 ， 选中“所有框线”选项 ， 为选中的区域添加边框(如果不需要边框 ， 可以不进行此步及下面的操作) 。
4.同时选中A1至G3单元格区域 ， 点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮 ， 然后按住鼠标左键 ， 自A4拖拉至G186单元格区域 ， 为所有的成绩条添加边框 。 按“打印”按钮 ， 即可将成绩条打印出来 。

十四、Excel帮你选函数
在用函数处理数据时 ， 常常不知道使用什么函数比较合适 。 Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围 ， 挑选出合适的函数 。
执行“插入→函数”命令 ， 打开“插入函数”对话框 ， 在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”) ， 然后单击“转到”按钮 ， 系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来 ， 并显示在“选择函数”下面的列表框中 。 再结合查看相关的帮助文件 ， 即可快速确定所需要的函数 。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时 ， 我们编辑某个工作表(Sheet1)时 ， 需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容 ， 可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现 。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令 ， 打开“监视窗口” ， 单击其中的“添加监视”按钮 ， 展开“添加监视点”对话框 ， 用鼠标选中需要查看的单元格后 ， 再单击“添加”按钮 。 重复前述操作 ， 添加其它“监视点” 。 以后 ， 无论在哪个工作表中 ， 只要打开“监视窗口” ， 即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息 。

十六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前的版本中 ， 为单元格区域添加边框的操作比较麻烦 ， Excel 2002对此功能进行了全新的拓展 。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮 ， 在随后弹出的下拉列表中 ， 选“绘图边框”选项 ， 或者执行“视图→工具栏→边框”命令 ， 展开“边框”工具栏 。
单击工具栏最左侧的下拉按钮 ， 选中一种边框样式 ， 然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉 ， 即可为相应的单元格区域快速画上边框 。
提示：①如果画错了边框 ， 没关系 ， 选中工具栏上的“擦除边框”按钮 ， 然后在错误的边框上拖拉一下 ， 就可以清除掉错误的边框 。 ②如果需要画出不同颜色的边框 ， 可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮 ， 在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后 ， 再画边框即可 。 ③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线 。  
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数 ， 或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候 ， Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告 ， 那该多好啊!要实现这一功能 ， 对Excel来说 ， 也并不难 。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中 ， 为了输入的统一和计算的方便 ， 我们希望“年份”都用一个四位数来表示 。 所以 ， 我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项 。 在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度” 。 然后在“数据”下拉菜单中选择“等于” ， 且“长度”为“4” 。 同时 ， 我们再来到“出错警告”卡片中 ， 将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止” ， 并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份 。 ”字样 。
很显然 ， 当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时 ， Excel就会弹出示的警告对话框 ， 告诉你出错原因 ， 并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入 。 神奇吧?其实 ， 在Excel的“数据有效性”判断中 ， 还有许多特殊类型的数据格式可选 ， 比如“文本类型”啊 ， “序列大小”啊 ， “时间远近”啊 ， 如你有兴趣 ， 何不自作主张 ， 自己设计一种检测标准 ， 让你的Excel展示出与众不同的光彩呢 。

十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开Excel ， 软件总是默认打开多张工作表 。 由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力 ， 更适合在多张相互关联的表格中协调工作 。 要协调关联 ， 当然首先就需要同步输入 。 因此 ， 在很多情况下 ， 都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容 。
那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1” ， 然后按住Shift键 ， 单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起 ， 可以按住Ctrl键进行点选) 。 此时 ， 我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样 ， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了 。 在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么 ， 我们发现 ， “工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了 。
但是 ， 仅仅同步输入是远远不够的 。 比如 ， 我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先 ， 我们得改变第一张表格的数据格式 ， 再单击“编辑”菜单的“填充”选项 ， 然后在其子菜单中选择“至同组工作表” 。 这时 ， Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框 ， 在这里我们选择“格式”一项 ， 点“确定”后 ， 同组中所有表格该位置的数据格式都改变了 。

十九、改变文本的大小写
在Excel中 ， 为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式 ， 也不是数据库 ， 而是函数 。 不要以为Excel中的函数只是针对数字 ， 其实只要是写进表格中的内容 ， Excel都有对它编辑的特殊函数 。 例如改变文本的大小写 。
在Excel 2002中 ， 至少提供了三种有关文本大小写转换的函数 。 它们分别是：“=UPPER(源数据格)” ， 将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)” ， 将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)” ， 将文本转换成“适当”的大小写 ， 如让每个单词的首字母为大写等 。 例如 ， 我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel” ， 然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)” ， 回车后得到的结果将会是“EXCEL” 。 同样 ， 如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei” ， 然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)” ， 那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了 。

二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外 ， 从已存在的单元格内容中提取特定字符输入 ， 绝对是一种省时又省事的方法 ， 特别是对一些样式雷同的信息更是如此 ， 比如员工名单、籍贯等信息 。 如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话 ， 最好使用“=RIGHT(源数据格 ， 提取的字符数)”函数 ， 它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置 。 当然 ， 如果你想提取姓名的话 ， 则要使用“=LEFT(源数据格 ， 提取的字符数)”函数了 。 还有一种情况 ， 我们不从左右两端开始 ， 而是直接从数据中间提取几个字符 。 比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时 ， 就只须在目标单元格中输入“=MID(A542)”就可以了 。 意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符 ， 也就是第4和第5两个字 。

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